Even voorstellen: office manager vakgroep chirurgie

21 december 2020Chirurgie, Patiëntenzorg, Werk en Opleiding

In het ziekenhuis werken verschillende professionals die u als patiënt niet of maar zelden ziet. Achter de schermen leveren zij dagelijks een onmisbare bijdrage aan de zorg en service die u van SJG Weert gewend bent. In deze nieuwe serie stellen we deze ‘onzichtbare’ krachten aan u voor.

Aflevering 1:
Daniëlle Tobben (48) uit Weert, office manager van de vakgroep chirurgie.

Wat doet een office manager?
“Hoeveel ruimte heb je in de Gezondheidskrant, hahaha. Het gaat te ver om alle taken hier te benoemen. Samenvattend komt het erop neer dat ik de spin in het web en de vraagbaak ben voor de zes chirurgen in dit ziekenhuis. Door hen administratief en organisatorisch te ontlasten zorg ik ervoor dat zij zo efficiënt mogelijk hun werk voor de patiënt kunnen doen. Hierbij probeer ik de balans voor hen zoveel mogelijk te bewaken.

Dat laatste is heel belangrijk. Buiten hun inzet in de polikliniek en op de OK staan er voor de medisch-specialisten ook veel vergaderingen op het programma. Bijvoorbeeld met de vakgroep, commissies, de medische staf of het management. Aan mij de taak om al die ballen in de lucht te houden. Een vooral: om de agenda voor de chirurgen werkbaar te houden zodat zij fit blijven en optimaal hun werk kunnen doen. Uiteindelijk is de patiënt daarbij gebaat. Al met al dus een hele puzzel. Ik zeg wel eens: “Als je goed bent in Sudoku is mijn functie je op het lijf geschreven.”

Is jouw werk veranderd als gevolg van corona?
“Ja en nee. Mij werkplek is onveranderd gebleven. Mijn werk laat het niet toe om thuis te werken. Dan mis ik teveel informatie. Ik moet op mijn post zitten – op gepaste afstand - tussen de medewerkers van de poli chirurgie en de chirurgen die hier de hele dag door binnenlopen. Dan kan ik direct schakelen als het nodig is. Denk aan een spreekuur dat uitvalt of een operatie die niet doorgaat of juist ingepland moet worden.

Natuurlijk merk ik ook in mijn werk de gevolgen van de coronacrisis. Zeker nu de reguliere zorg weer langzaam moet worden afgeschaald. Dat betekent dat sommige operaties uitgesteld worden, waardoor er gaten in de agenda’s van de chirurgen ontstaan. Maar denk niet dat er daarmee meer vrije tijd voor hen ontstaat. Bovenop hun reguliere werk draaien de chirurgen nu extra coviddiensten en schuiven ze aan bij het corona-crisisoverleg. Agenda’s in de zorg blijven nooit leeg, zo is mijn ervaring. Ook mijn eigen agenda verandert regelmatig. Afgelopen voorjaar, tijdens de eerste coronagolf, vroeg het management mij om mee uit te helpen. Veertien dagen lang schoof ik als notulist aan bij het crisisoverleg om verslag te doen van de laatste ontwikkelingen en besluiten. Ik vond het vooral fijn om op die manier mijn bijdrage te leveren en kijk hier met veel genoegen op terug.”

Waar word je blij van in je werk?
“Als iedereen hier met een tevreden blik rondloopt; chirurgen, polikliniekmedewerkers en patiënten. Dat is voor mij een teken dat ik (of beter gezegd ‘we’ want we doen het samen) mijn werk goed doe. Daar word ik gelukkig van. Wat me hier enorm bij helpt is dat ik dit ziekenhuis door en door ken. Ik werk hier al bijna dertig jaar. Begonnen als administratief medewerker bij de afdeling Inkoop en op de verpleegafdeling 4 Zuid, daarna ben ik als secretaresse werkzaam geweest voor de ambulante patiëntenzorg, de OK en het hoger management. Alle kennis en ervaring die ik heb opgedaan op deze afdelingen, komt samen in mijn huidige functie. Als ik een vraag heb voor de OK of het management, dan weet ik wat die vraag daar voor consequenties heeft, simpelweg omdat ik er heb gewerkt. Dat is een groot voordeel.”

Gezondheidskrant SJG Weert • nummer 3 • december 2020 • pag. 19

Even voorstellen: office manager vakgroep chirurgie